潭办发〔２００7〕4号 中共湘潭市委办公室湘潭市人民政府办公室关于印发《湘潭市特色档案采集制度实施办法》的通知 各县市区党委和人民政府，各大中型企业、高等院校，市直机关各单位，各人民团体： 《湘潭市特色档案采集制度实施办法》已经市委、市人民政府同意，现予印发，请认真遵照执行。 中共湘潭市委办公室 湘潭市人民政府办公室 2007年1月18日 湘潭市特色档案采集制度实施办法 第一章 总 则 第一条 为丰富档案馆藏，做好特色档案的采集工作，根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》和《中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于进一步加强新时期档案工作的意见》（湘办发〔2004〕5号），制定本办法。 第二条 本办法所称特色档案，是指本市范围内的重要会议、重大社会活动、重大外事接待工作、重大历史事件所形成的档案以及本地名人、名优特产、名胜古迹、民风民俗、民间艺术档案，简称特色档案。 第三条 市档案局为全市特色档案采集工作的责任单位，授权市档案馆具体实施特色档案采集工作；市档案馆要指定专人负责特色档案采集工作。 第四条 特色档案采集工作人员应加强与各级各部门各单位的联系，建立特色档案采集联动机制，及时地进行现场采集；涉及特色档案的部门和公民，应支持和配合特色档案采集工作人员做好特色档案采集工作。 第二章 特色档案的采集 第五条 特色档案采集以现场拍照、摄像为主，辅以征集、接收相关的文字材料和音像资料。 第六条 特色档案采集人员进入采集现场开展工作时，应主动出示市委办公室、市政府办公室颁发的“档案采集证”，并介绍采集意图或方案，取得支持与帮助。 第七条 采集人员应将收集的文字材料、图片和其他实物列出清单，与被采集的单位或个人办理交接手续。 第八条 各机关事业单位应主动采集特色档案，并及时向市档案馆报送相关材料。 第三章 特色档案的保管和利用 第九条 市档案馆设立特色档案库，配置防火、防盗、防潮、防磁、防高温等保护设备。 第十条 特色档案采集工作结束后，要及时将采集到的数码材料输入电脑进行编辑、拷贝，并编制目录、标注说明；将收集的文字材料、图片和其他实物交市档案馆统一组织立卷归档。 第十一条 特色档案的整理按事件（人物）→年度分别组成保管单位；电子文件按国家档案局《电子公文管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》的要求进行管理。 第十二条 特色档案经鉴定后，将可以公开的部分向社会公众提供利用。 第十三条 特色档案查阅、复制、公布按《中华人民共和国档案法》、《湘潭市档案馆查阅利用档案资料的规定》和《湘潭市档案馆档案资料复制管理制度》有关规定执行。 第四章 附 则 第十四条 本办法从2007年2月1日起施行。 第十五条 各县市区档案局（馆）参照本办法执行。