署机关各单位：
　　为进一步规范署机关文书档案工作，现将《审计署机关文书档案管理暂行规定》、《审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法》和《审计署机关文书档案保管期限的暂行规定》印发给你们，请参照执行。执行中如有不同意见，请随时与办公厅档案处联系。
　　附件：１．《审计署机关文书档案管理暂行规定》
　　　　　２．《审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法》
　　　　　３．《审计署机关文件档案保管期限的暂行规定》

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中华人民共和国审计署办公厅
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一九九六年六月七日

附件１．
　　　　　　　　　　 审计署机关文书档案管理暂行规定

　　　　　　　　　　　　　　第一章　总则



　第一条　为加强机关文书档案管理工作，更好地为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我署实际情况，制定本规定。

　第二条　本规定所称的“文书档案”是指本机关在行政管理活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

　第三条　文书档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关行政管理活动真实面貌的一项重要工作。建立与管理文书档案，是机关档案部门及各单位的一项重要职责。

　第四条　审计署文书档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下开展工作，并随时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

　　　　　　　　　　第二章　体制、机构和主要职责



　第五条　文书档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。

　第六条　审计署办公厅是本机关档案业务主管部门。署机关各单位的档案工作分别由办公室（综合处）负责，根据工作需要，须配备专职或兼职的文秘人员。

　第七条　机关档案部门对文书档案的管理职责如下：
　　（一）贯彻执行国家档案工作法律、法规、建立健全机关文书档案工作规章、制度。
　　（二）集中统一管理机关文书档案，随时提供利用，为机关领导及各项工作服务，为党和国家积累档案史料。
　　（三）组织、指导、监督、检查机关各单位行政文书的立卷归档工作，确保案卷质量。
　　（四）进行档案业务培训与经验交流。
　　（五）办理领导交办的其它有关档案业务工作。
　　（六）按规定向中央档案馆移交应进馆的档案，做好库存档案的保管、鉴定、销毁工作。

　第八条　机关各单位文秘人员的主要职责是：
　　（一）收集、整理、保管本单位在日常工作中形成的文件材料，为年度立卷做准备。
　　（二）办理本单位文件材料的登记、借阅与转递。
　　（三）做好借阅文件的催还及需立卷事项材料缺件的索要工作。
　　（四）做好文件材料的分类、组合、排列、编目等整理工作。
　　（五）做好文件材料的　安全、保密、保护工作。

　　　　　　　　　　第三章　文书档案的收集与立卷



　第九条　上级领导机关针对我署下发的、有关平行机关抄送的及署机关各单位在执行行政管理职能中形成的文件、电报及其它有关材料均属文书档案收集范围。主要文类有：
　　一、上级机关及平行机关发送的文件。
　　１．中发、中办、厅字、中委、国人等注有发文号的文件，中办通报等资料，由办公厅值班室负责收集，移交档案处。
　　２．国发、国办、国务院令等注有发文号的文件，国阅、国函、国办参阅等资料，由办公厅办公室负责收集，移交档案处。
　　３．联合发文。
　　（１）有关部委与审计署的联合发文，由办公厅秘书处负责向档案处分发。
　　（２）审计署与有关部委的联合发文，由文件承办单位负责收集、立卷。
　　４．有关部委文件由署内各归口单位负责收集、立卷。
　　二、审计署文件、电报。
　　１．党组发文：按国档局规定，机关各单位应将原稿与印件交办公厅值班室，由值班室负责收集、立卷。
　　２．署发文、署发电：由文件承办单位负责收集、立卷。
　　３．厅发文：由文件承办单位负责收集、立卷。
　　４．其它有保存价值的、具备指导、依据、取证、查考、借鉴作用的文件材料，均由承办单位收集、立卷，其归档范围见《行政管理文件材料立卷归档办法》。
　　５．审计署出版的各种年鉴、汇编等资料类书籍由办公厅档案处负责收集。
　　６．以各单位名义印发的未注有发文号的文件及下属对口单位报送的备案性材料自行保存。
　　７．为方便档案利用和减少磨损，有些重要文件如：上级领导机关发文、平行部门的联合发文、署发文、厅发文等，需实行双套制，除机关承办单位负责收集立卷外，办公厅秘书处还应视情况向档案处分发１－２份。

　第十条　机关档案部门接收的档案，应符合以下基本要求：
　　（一）应归档的文件材料齐全、完整；
　　（二）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
　　（三）归档的文件材料，保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　第十一条　机关各单位应在每年６月底前将上一年度的文件收集齐全，按规定立卷，向档案部门移交。

　第十二条　档案部门案卷接收人要对案卷的质量进行复查，对不符合质量标准的案卷，应责成立卷人做补正工作。

　第十三条　接收案卷需办理严格的交接手续，移交人与接收人要按“档案移交清册”清点案卷，确认无误后，方可履行签字手续。

　第十四条　机关档案人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后离开岗位。

　　　　　　　　　　　 第四章　文书档案的管理



　第十五条　机关各单位应按照国家机关公文处理办法准确、完整地形成本单位在公务活动中积累的各类档案材料。

　第十六条　机关各级工作人员应按有关规定定期向本单位文秘人员移交在公务活动中形成的应归档的材料，不得以任何理由据为己有或拒绝归档。

　第十七条　机关档案机构应建立健全档案的接收、保管、鉴定、统计、利用、销毁、安全、保密等项管理制度，实施制度化、规范化管理，并做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防虫、防鼠等项工作。

　第十八条　加强对保密档案的管理，保密档案密级的变更和解密，依照保密法律、法规和规章等有关规定办理。

　第十九条　文书档案的卷皮、案卷目录、卷内目录式样规格按照国家档案局的要求，实行统一的制作标准。

　第二十条　文书档案的鉴定与销毁需依照以下原则：
　　（一）从机关各单位收集来的材料必须经过认真鉴别，属于归档的材料应真实、完整、齐全，文字清楚，问题明确，手续完备。
　　（二）机关档案部门应依照国家档案行政管理部门制定的原则、标准、程序、方法确定档案的保管期限及保存价值，不得擅自处理、销毁档案。
　　（三）机关档案部门处理超过保管期限的文书案卷，需造册登记，经有关人员组成的鉴定小组的审查，报机关领导批准，确定存毁，对销毁件要实行监销。

　第二十一条　因工作需要查阅或借用文书档案，需遵守下列规定：
　　（一）查阅者应填写档案“调卷单”，按规定办理查阅借用手续。
　　（二）档案管理人员要根据工作需要和有关规定确定是否提供阅、借。
　　（三）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，更不能泄漏或向外公布保密内容，违反者应视情节轻重予以批评教育乃至纪律处分。
　　（四）借用、查阅文书档案的单位或个人不得擅自复制档案内容，确因工作需要必须从档案中取证的，应请示档案主管部门同意，才能复制。
　　（五）文书档案一般不予借出，如必须借出使用时，要说明理由，经有关负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，未经许可，不得私自转借他人。逾期归还者，需注明原因。
　　（六）机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用，对外提供利用需经上级主管机关批准。

　第二十二条　文书档案的利用：
　　（一）档案管理机构的工作人员应熟悉库存档案的大致内容，主动了解机关各项工作对档案的利用情况，随时做好提供利用的准备。
　　（二）机关档案部门必须编制“案卷目录”，并根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题文件目录（卡片）等。著录标准按国家标准《档案著录规则》执行。
　　（三）机关档案部门在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张“档案利用效果登记表”，利用工作结束后，由利用者如实填写，以备存查。
　　（四）积极开展档案史料的编研工作，为编纂《审计工作文件选编》积累材料。

　第二十三条　档案统计
　　机关管理部门应对本机关文书档案的立卷、归档、利用、人员变化等情况进行统计调查与统计分析，准确编制档案工作情况统计表，并按规定及时上报有关部门。

　　　　　　　　　　　　 第五章　奖励与处罚



　第二十四条　对机关档案管理工作成绩显著或在档案科学研究方面做出重要贡献的单位和个人给予表彰和奖励。

　第二十五条　对机关由于档案管理不当造成丢失、损坏档案材料者，视情节轻重，给予不同程度的行政处分。

　　　　　　　　　　　　　　第六章　附则



　第二十六条　本规定执行中的具体问题由审计署办公厅负责解释。

　第二十七条　本规定自印发之日试行。

附件２
　　　　　　　 审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法

　　　　　　　　　　　　　　第一章　总则



　第一条　为搞好审计署机关行政管理文件材料的立卷归档工作，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》和国家档案局关于《机关档案工作业务建设规范》的要求制定本办法。

　第二条　本办法所称的“行政管理文件材料”，是指审计署在履行行政管理职能，办理行政事务过程中所形成的文件材料。

　第三条　全署每年办完的行政管理文件材料，由主办单位于第二年上半年将文件的定稿、正件和有关材料整理立卷。

　第四条　需立卷的行政管理文件材料，应根据其特征、相互联系和保存价值进行分类整理立卷，以便管理和查找利用。

　第五条　行政管理文件材料立卷的要求是齐全、完整和精炼。
　　一、齐全，指本单位应立卷归档的文件材料全部立卷归档；每份文件的定稿、正件和重要修改稿齐备完整。
　　二、完整，指以问题为中心，将有关文件材料收齐，使其内容连贯，事情来龙去脉清楚，文件载体整齐，不残缺。
　　三、精炼，指对文件材料能分清主次，主要的立卷，次要的按保存价值的大小取舍。判定标准为：一是划清审计文件与行政管理文件的界限。审计职能的文件立审计卷，管理职能的文件立文书卷；二是划清本机关产生的文件与非本机关产生的文件的界限。本机关产生的文件立卷；非本机关产生的、与本机关职能活动无关的文件不立卷；三是对本机关产生的文件，要划清主管与非主管的界限。本单位主管的立卷，非本单位主管的交主管单位立卷；四是划清同组卷问题有关与无关的界限。与组卷问题有关的立卷，无关的不立卷；五是划清注有重要内容的修改稿与一般修改稿的界限。前者立卷，后者不立卷。

　　　　　　　　　　　　第二章　材料收集范围



　第六条　行政管理文件材料收集范围如下：
　　一、党中央、国务院和党中央、国务院领导同志关于审计工作的指示、决定、规定、讲话、题词等。
　　二、审计署及署领导向党中央、国务院的报告、请示、信件及上级的批示、批复、批转文件（包括报纸、刊物转载）等；
　　三、审计署党组文件和党组会议记录；
　　四、审计署和署办公厅制发的关于全国审计工作的法规性文件、决定、规定、通知及代国务院草拟的文件的报送稿；
　　五、审计署与有关单位联合下发的指示、规定、通知和向国务院的请示、报告及上级的批复；
　　六、全国审计工作会议、省市区审计厅局长座谈会、审计特派员会议和重要的全国性专业工作会议文件、会议记录、录音（像）磁带、照片等。
　　七、审计署组织或反映与审计工作有关的重要活动的资料、音像、证书、有纪念意义和凭证性的实物等；
　　八、全国性审计工作的长远规划、年度计划、任务、总结、统计报表、资料和考核材料、情况通报、经验材料等；
　　九、审计署综合成果、专题成果方案、总结、报告及通过鉴定的材料；
　　十、各特派员办事处、驻国务院部门审计局和各省、自治区、直辖市及计划单列市审计厅（局）报送的年度统计报表、重要情况请示、报告及署机关的批复、批件，对审计项目检查的通知、结论；
　　十一、本署人员出国考察和邀请外国审计代表团访华的有关文件材料；
　　十二、本署人员参加上级和有关部门召集的会议后带回的与本署工作有关的文件材料；
　　十三、审计署向地方审计机关和有关部门征求意见的重要文稿及地方和部门的反馈意见；
　　十四、上级机关和有关部门向我署征求意见的重要材料；
　　十五、署务会议、署办公会议、审计长会议记录、纪要、值班简报，审计要情、审计情况通报；
　　十六、审计署编印的各种简报、通讯等；
　　十七、署机关党委、纪委、团委和工会的年度工作计划、总结、简报、统计报表，党委决定、党委会会议决定、向上级的报告、请示及上级的批复，党员组织关系介绍信及存根；
　　十八、署机关所属事业单位、派出机构的建立、撤并、工作职责及印信启用等文件材料；
　　十九、审计署关于干部调动、录用、定职、考核、任免、晋升、晋级、工资变动、评定职称、聘任、培训、奖惩、离休、退休、退职、死亡、抚恤及干部统计报表等文件材料；
　　二十、署机关单位，各派出机构，各事业单位写给署领导的请示、报告及领导的批复、批件；
　　二十一、署机关的财务预决算报表，对派出机构、所属事业单位和地方审计机关的财务文件、资料及有关固定资产报表等；
　　二十二、审计署基建协议、图纸、工资资料等；
　　二十三、重要的群众来信来访举报及其有关材料；
　　二十四、审计署大事记、组织沿革、值班简报、重要电话记录等；
　　二十五、其它有保存价值的文件材料。

　第七条　不归档文件材料的范围是：
　　一、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，普发供参阅、不办的文件材料；
　　二、上级或其他机关抄送的供参考的文件材料；
　　三、未经会议讨论或领导审阅签发的文件、电报的草稿，一般性文件的历次修改稿和印刷过程中的各次校对稿；
　　四、反映一般性建议和意见的人民来信来访材料；
　　五、机关内部互相抄送和不应行文的文件、介绍信等；
　　六、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
　　七、参加非主管机关召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
　　八、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；
　　九、下级机关报送或抄报的未被批复的报告，未被采用的简报、情况反映及不需备案的文件材料等；
　　十、越级抄送的一般的文件材料。

　第八条　属收集范围文件的定稿应有《公文处理程序》中规定的审批人签字和机关印章，重要文件应有有关单位的意见和法定会议讨论情况的材料。

　第九条　为使立卷工作能及时、顺利地进行，立卷人员平时要做好文件材料的收集和整理工作，随时将应立卷归档的文件材料收集起来，分类存放，以便届时立卷。

　　　　　　　　　　　　　第三章　立卷规则



　第十条　行政公文材料的立卷实行“谁承办谁立卷”的原则。

　第十一条　需立卷归档的文件材料，按年度和问题立卷。组卷时以问题为中心，使卷内文件联系密切、问题单一、事由与结果清楚，年代与保管期限同一。
　　一、重要的或形成文件材料较多的事项，按问题立卷，一事一卷或一事数卷。
　　二、一般问题的文件材料按年度和类别组卷。
　　三、一事多卷的可按文件的主次或内容分别组卷。
　　四、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附年、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；同一事由的文件应合一立卷。
　　五、不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷。跨年度文件组卷应遵循以下原则：
　　（一）一般文件，年末形成下一年发出的，在形成年度立卷。
　　（二）请示与批复，在复文年度立卷，没有复文的在请示年度立卷。
　　（三）年度计划、总结、报表等，在针对年度立卷；总结与计划写在一起的，视文件内容的主次而定。重点是总结性的，在总结针对的年度立卷；重点是计划性的，在计划针对的年度立卷；长远规划，在针对的第一年度立卷；规划总结，在针对的最后年度立卷。
　　（四）跨年度的文件，在办完的年度立卷。
　　（五）会议文件，在会议开幕年度立卷。
　　（六）非诉讼案件，在结案年度立卷。
　　（七）转发和批转文件，按转发和批转机关发文时间确定。
　　（八）其它文件，根据具体情况确定组卷办法。

　第十二条　卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
　　一、一般文件按形成时间的先后顺序排列，重要文件可按文件的重要程度结合时间顺序排列。
　　（一）全国性会议文件，领导讲话、会议通过的决议、决定、纪要等重要文件在前，会议通知、名单、日程、典型材料、参阅材料、小组记录等在后。
　　（二）专业性会议文件，领导讲话、讨论通过的专业性文件在前，会议通知等材料在后。
　　（三）出国考察、参加国际会议、接待来访的材料，考察报告、情况报告或情况简报在前，其它材料按时间顺序排列在后。