院属各单位、院机关各部门：

　　现将《中国科学院公文处理办法》印发给你们。本办法自2001年2月1日起施行。1995年5月9日中国科学院印发，1995年6月1日施行的《中国科学院公文处理办法》同时废止。

　　中国科学院
二○○○年十二月二十五日

　　中国科学院公文处理办法

　　第一章　总则

　　第－条　为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》，结合院实际情况，制定本办法。

　　第二条　中国科学院公文是我院在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及中国科学院有关保密规定，确保国家和中国科学院秘密的安全。

　　第六条　中国科学院、院机关各部门、院属各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位、本部门公文处理工作的领导和检查。

　　第七条　中国科学院办公厅是中国科学院公文处理的管理机构，主管院机关并负责指导院机关各部门、院属各单位的公文处理工作。

　　第八条　中国科学院院属各单位、院机关各部门应当配备专职人员或指定专人负责公文处理工作。

　　第二章　公文种类

　　第九条　中国科学院的公文种类主要有∶

　　（一）决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关（单位）不适当的决定事项。

　　（二）通知

　　适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级机关（单位）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。

　　（三）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　（四）报告

　　适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。

　　（五）请示

　　适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。

　　（六）批复

　　适用于答复下级机关（单位）的请示事项。

　　（七）意见

　　适用于对量要问题提出见解和处理办法。

　　（八）函

　　适用于不相隶属机关（单位）之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（九）会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第三章　公文格式

　　第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关（单位）标识、发文字号、签发人、标题、主送机关（单位）、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关（单位）、印发机关（单位）和印发日期等部分组成。

　　（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

　　（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”

　　（三）发文机关（单位）标识应当使用发文机关（单位）全称或者规范化简称；联合行文，主办机关（单位）排列在前。

　　（四）发文字号应当包括机关（单位）代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关（单位）发文字号。

　　（五）上行文（“请示”或“报告”）应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关（单位）。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（七）主送机关（单位）指公文的主要受理机关（单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关（单位）加盖印章；联合下发的公文，发文机关（单位）都应当加盖印章。

　　（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关（单位）负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

　　（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

　　（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

　　（十三）抄送机关（单位）指除主送机关（单位）外需要执行或知晓公文的其他机关（单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

　　第十－条　公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

　　第＋二条　公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

　　第四章　行文规则

　　第十三条　凡属行政事项，以行政名义行文；凡属党务事项，以党组织的名义行文。行文应当确有必要，注重效用。

　　第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，－般不得越级请示和报告。

　　第十五条　向党中央、国务院请示和报告工作，同党中央和国务院各部门、各省（市、自治区）党委和政府联系工作，应当以院党组或院名义行文；院机关各部门除办公厅外不得对外正式行文，但可以函的形式同国务院各部门、各省（市、自治区）党委和政府的有关部门及单位商洽工作、询问和答复问题、请求审批事项；院机关各部门也可以厅局文件形式向院属各单位行文，但有关政策性、规范性及其他重大事项，不得以厅局文件形式行文；院属各单位可以向院或院机关各部门行文，也可以互相行文，并可以按所在地方政府、党委的公文处理规定与其相关部门行文联系工作。

　　第十六条　院党组与同级的党组织可以联合行文，院与国务院各部门可以联合行文，院与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文，院机关各部门可以联合行文；院属各单位可以联合行文。联合行文应当明确主办部门（单位）。

　　第十七条　属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

　　第十八条　部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，院将责令纠正或撤销。

　　第十九条　“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关（单位）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关（单位）。“报告”不得夹带请示事项。

　　第二十条　“请示”应当逐级上报，不得越级。京外设有分院地区的各单位向院行文请示时，应当同时抄送分院。

　　第二十一条　除院领导直接交办的事项外，院属各单位不得以单位名义向院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　第二十二条　受双重领导的单位向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

　　第五章　发文办理

　　第二十三条　发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十四条　草拟公文应当做到：

　　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关（单位）的职权和与主送机关（单位）的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“l.”，第四层为“（1）”。

　　（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十五条　拟制公文，对涉及其他部门或单位职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门或单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列出各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

　　第二＋六条　公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否受当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。凡以院名义下发的政策、规章性公文，经院政策局审阅会签后再送办公厅审核。

　　第二十七条　以本机关（单位）名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关（单位）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

　　第二十八条　公文正式印制前，办文部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

　　第六章　收文办理

　　第二十九条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十条　收到部门（单位）上报的需要办理的公文，办公厅（室）应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关（部门）办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门（单位）职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

　　第三十一条　经审核，对符合本办法规定的公文，办公厅（室）应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位或部门并说明理由。

　　第三＋二条　承办部门（单位）收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。一般公文应在收到公文后两周内处理完毕。对不属于本部门（单位）职权范围或者不宜由本部门（单位）办理的，应当及时退回交办的部门（单位），并说明理由。

　　第三十三条　收到上级机关下发或交办的公文，由办公厅（室）提出拟办意见，送负责人批示后办理。

　　第三十四条　公文办理中遇有涉及其他部门（单位）职权的事项，主办部门（单位）应当主动与有关部门或单位协商；如有分歧，主办部门（单位）主要负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

　　第三十五条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当签署明确意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第三十六条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公厅（室）要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办、－般公文定期催办。

　　第七章　公文归档

　　第三十七条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和院有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　第三十八条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关（单位）的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第三十九条　联合办理的公文，原件由主办机关（单位）整理（立卷）、归档，其他机关（单位）保存复制件或其他形式的公文副本。

　　第四十条　本机关（单位）负责人兼任其他机关或单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关（单位）整理（立卷）、归档。

　　第四十一条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　　第四十二条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　第八章　公文管理

　　第四十三条　公文由文秘部门或专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第四十四条　各部门（单位）应当建立健全本部门（单位）公文处理的有关制度。

　　第四十五条　国务院的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经本机关（单位）负责人或办公厅主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

　　第四十六条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　　第四十七条　公文被撤销，视作自始不产生效力，公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第四十八条　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

　　第四十九条　机关或单位合并时，全部公文应当随之合并管理。机关（单位）撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第五十条　密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

　　第九章　附则

　　第五十一条　各单位、各部门对公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

　　第五十二条　本办法自2001年2月1日起施行。1995年5月9日中国科学院印发，1995年6月1日施行的《中国科学院公文处理办法》同时废止。