各县区委、人民政府，市委各部委，市直各委、办、局，各人民团体：

　　《阳泉市党政机关电子公文处理暂行规定》已经市委、市政府同意，现予印发。

　　中共阳泉市委办公室
阳泉市人民政府办公室
二○○一年四月六日

阳泉市党政机关电子公文处理暂行规定

　　第一章　总则

　　第一条　为使党政机关的电子公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院（国发[2000]23号）发布的《国家行政机关公文处理办法》第五十五条的规定制定本规定。

　　第二条　党政机关的电子公文，指党政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式并通过计算机网络传输的电子文件，是依法进行公务活动的重要工具。

　　第三条　电子公文应符合《国家行政机关公文格式》国家标准的规定。

　　第四条　电子公文处理指电子公文的办理、发送、接收、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有效的工作。

　　第五条　电子公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第六条　各级党政机关的负责人应当高度重视电子公文的处理工作，模范遵守本规定并加强对本单位电子公文处理的领导和检查。

　　第七条　各级党政机关的行文机构是电子公文管理机构，主管本单位的电子公文处理工作。

　　第八条　各级党政机关的行文机构应当配备专职人员负责电子公文处理工作。

　　第二章　电子公文种类

　　第九条　党政机关电子公文种类主要包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、会议纪要、报表、信息、内刊、活动安排、重大事情反映、动态等阅知性公文。

　　第三章　电子公文处理硬件和软件要求

　　第十条　党政机关电子公文处理的硬件设备要求为：586以上计算机一台，内存不小于32兆，硬盘不小于6G，打印机一台。市委、市政府和市人大、市政协三座办公大楼以外的党政机关需配置一台调制解调器。

　　第十一条　用于党政机关电子公文处理的计算机操作系统为Windows 9X软件，通讯软件为Outlook Express 5软件，文字处理软件为Word 97以上版本。

　　第十二条　根据国家保密法律法规的要求，用于电子公文处理的计算机要和国际互联网物理隔离。

　　第四章　电子信箱及用户帐号管理

　　第十三条　用于电子公文处理的电子信箱及用户帐号由市网络控制中心设立和管理。

　　第十四条　各级党政机关起用电子公文管理系统时应及时更换电子信箱初始密码并定期更换电子信箱密码。

　　第五章　电子公文格式

　　第十五条　电子公文由发文机关标识、收件人、抄送、主题、正文和附件等部分组成。

　　（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。

　　（二）收件人指电子公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

　　（三）抄送指除收件人外需要执行或知晓电子公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

　　（四）电子公文主题词应当准确简要地概括公文的主要内容并标明电子公文种类。

　　（五）电子公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　第六章　发文办理

　　第十六条　发文办理指以本机关名义制发电子公文的过程。

　　第十七条　电子公文应由负责人签发。

　　第十八条　电子公文正式发送前，文秘部门应当进行复核。

　　第七章　收文办理

　　第十九条　收文办理指对收到电子公文的办理过程，包括接收、登记、审批等程序。

　　第二十条　市委、市政府和市人大、市政协三座办公大楼内的单位，应保证用于接收电子公文的计算机全天开机上网，随时接收电子公文。其它单位应在每工作日的上午10：30—11：30和下午16：00—17：00按规定主动接收电子公文两次。

　　第二十一条　接收到电子公文以后，文秘部门应及时登记并打印电子公文送负责人批示，同时要根据发文单位的要求确定是否回信，表示已签收。

　　第二十二条　对于有局域网的单位，应将电子公文在网上传阅。

　　第八章　电子公文归档

　　第二十三条　电子公文办理完毕后，应当根据有关规定，及时整理、归档。

　　第二十四条　各使用单位应根据实际情况，分别在收件箱和已发送邮件文件夹中根据电子公文发文机关、种类、印发时间等建立子文件夹。

　　第二十五条　对于归档范围内的电子公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档电子公文的齐全、完整，并分别存放于所建立的子文件夹中，便于保管和查询。

　　第二十六条　文秘部门应分别对已收发的电子公文定期备份并永久保存。

　　第九章　电子公文管理

　　第二十七条　电子公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、归档和销毁。

　　第二十八条　文秘部门应当建立健全本机关电子公文处理的有关制度。

　　第二十九条　经批准发送的电子公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第三十条　不具备归档和存查价值的电子公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以删除销毁。

　　第十章　附则

　　第三十一条　电子公文处理中有关行文、收文等规则，参照《国家行政机关公文处理办法》执行。

　　第三十二条　事业、企业单位电子公文参照本规定执行。

　　第三十三条　本规定涉及的有关问题由市网络控制中心负责解释。

　　第三十三条　本规定自2001年5月1日起施行。