各县（市、区）人民政府，市政府各部门、直属各单位：

　　《国家行政机关公文处理办法》（国务院国发[2000]31号）已于2001年1月1日起施行。为进一步做好贯彻执行工作，现根据《国家行政机关公文处理办法》和上级有关规定，对市政府和全市政府系统现行公文处理的有关问题，特作如下通知：

　　一、关于公文种类

　　在继续保留现行的命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要的基础上，增加"意见"文种。

　　（一）"意见"适用于对重要问题提出见解和处理办法。可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的"意见"作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

　　（二）"命令"、"决定"、"通报"3个文种用于奖励时，各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

　　（三）"函"作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

　　二、关于市政府及办公室文件分类

　　（一）市政府衢政字号文件和市政府办公室衢政办字号文件，用于上行文。

　　（二）市政府衢政发字号文件和市政府办公室衢政办发字号文件，用于普发范围的下行文。

　　（三）市政府衢政函字号文件和市政府办公室衢政办函字号文件，用于部分或个别单位的下行文或平行文。

　　（四）《衢州市人民政府令》，用于发布市政府规范性文件，自发第1号令起，按自然顺序编号，不受年度限制。

　　（五）市政府衢政干字号文件，用于任免干部通知。市政府办公室衢政办干字号文件，用于市政府办公室管理的干部的任免通知。

　　（六）市政府和市政府办公室传真电报，主要用于发布紧急公文和会议通知。

　　（七）市政府会议纪要，分为《市政府常务会议纪要》、《市长办公会议纪要》和《专题会议纪要》，分别单独编号。

　　（八）《衢州市人民政府办公室抄告单》，主要用于简要答复各地、各部门的请示事项，或不宜复印的市政府领导批示的事项。

　　（九）《衢州政办通报》，主要用于摘要印发市政府领导在全市性重要会议上的讲话，以及其他需要各地、各部门周知的文稿。

　　（十）市政府令和市政府及办公室衢政、衢政办、衢政发、衢政办发、衢政函、衢政办函、衢政干、衢政办干字号文件和抄告单，落款处加盖印章（市政府令和市政府议案盖市长签名章），不再印注发文机关名称，并按行文关系标注主题词（市政府令、市政府议案和抄告单不标注主题词）。电报、衢州政办通报、会议纪要不盖印章，也不标注主题词。

　　（十一）市政府令和衢政发、衢政干、衢政办发、衢政办干、衢州政办通报为普发文件。普发文件的主送机关为"各县（市、区）人民政府，市政府各部门、直属各单位".市政府或办公室与军分区或司令部联合发文的，主送机关为"各县（市、区）人民政府、人武部，市政府各部门、直属各单位".普发文件的抄送机关为"市委各部门，市人大常委会、市政协办公室，衢州军分区，市法院，市检察院，巨化集团公司，各群众团体".

　　三、关于公文格式

　　（一）涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。保密期限在1年及1年以上的，标注为"×密★×年"；保密期限在1年以内的，标注为"×密×个月"；保密期限为长期的，标注为"×密★长期"；保密期限未作规定的，标注为"×密★"，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

　　（二）"绝密"、"机密"级的公文应当标明份数序号。份数序号位数根据公文的份数确定，一般编6位数，从"000001"号起编。

　　（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件".其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急".除电报外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注"紧急"字样；标题中出现"紧急"字样的，则不再标注紧急程度。

　　（四）公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　　（五）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加"文件"组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

　　（六）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加"第"字。

　　行政机关之间联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级和相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

　　（七）上行文应当标注签发人姓名，"请示"、"意见"还应在附注处注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。其中，上行文应当标注签发人、会签人姓名。

　　（八）公文标题一般应当标明发文机关。

　　（九）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识"此页无正文"的方法解决。

　　行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。

　　（十）成文时间以领导人签发的日期为准。如领导人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。

　　（十一）"附注"的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格标注。

　　（十二）印发机关为行政机关的办公室或文秘部门。如发文机关未设专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。

　　（十三）公文的抄送机关一般按党委、人大、政协、军队、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位的顺序排列。

　　（十四）公文双面印刷，版记应标注在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

　　四、关于行文规则

　　（一）市政府办公室转给有关部门办理的公文，各部门在办理时，对属于本部门职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对属于需要报市政府审批的事项，应当在规定的时限内予以回复；确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复时限内以书面形式向市政府办公室说明理由。

　　（二）各地、各部门主送市政府的请示、报告、意见，必须由发文单位主要负责人签发。如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发。

　　（三）公文中请示市政府的事项涉及其他部门的职责，主办单位要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门负责人会签上报市政府。部门之间如有分歧意见，主办部门主要负责人要出面协调。经协商仍未取得一致意见，需要市政府协调的，主办部门应将有关部门的意见以及理由和依据列明，并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件，经有关部门主要负责人会签后上报市政府。

　　（四）办理公文，部门之间征求意见或会签时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门必须在5个工作日内予以答复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。需要报送市政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。

　　（五）各地、各部门需要请示市政府或需要市政府转报上级批准的事项，应当抓紧做好前期工作，并及时上报，给市政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于两周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。

　　（六）政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

　　（七）部门内设机构除办公室以外，不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以信函的形式行文。

　　部门受市政府委托向市人大及其常委会报告工作，部门向上级行政机关请示报告工作或向下级机关行文，凡文内注明经市政府或市政府领导同意的，虽属部门职权范围，但涉及面广、内容重要、影响面大，而又必须向社会公布的，必须在事前按市政府公文办理程序报市政府审批。

　　（八）主送市政府的请示、报告、意见一般报送10份，需市政府常务会议审议的报送40份。

　　凡报送市政府及办公室的各类公文，均由市政府办公室秘书处统一签收。

　　（九）未经主要负责人签发或未经协商的上报公文，市政府办公室不予受理，并告发文单位按规定重新上报。

　　五、关于公文用纸

　　从2002年1月1日起，全市政府系统公文用纸统一采用国际标准A4型。

　　六、其他事项

　　本通知从2002年1月1日起施行。市政府及办公室过去有关公文处理规定与《国家行政机关公文处理办法》和本通知不一致的，以《国家行政机关公文处理办法》和本通知为准。

　　附件：

    市政府、市政府办公室公文格式样式

　　二○○一年十月二十七日