各县（区）人民政府，市政府直属各单位：

　　自2002年起全市各级行政机关实施新的公文处理办法以来，各地各部门认真学习贯彻新的公文处理办法，严格执行公文处理工作有关规定，公文处理工作的规范化、制度化、科学化进一步加强，质量和效率有了明显提高。但是，部分单位的公文处理工作仍然存在着一些薄弱环节，特别是一些市属单位人事变化较多，不少工作人员对公文处理业务不够熟悉，存在着公文拟制质量不高、审核把关不严、格式不规范、报送不按程序等问题。为进一步做好公文处理工作，提高办文质量和效率，现对有关事项通知如下：

　　一、当前公文处理工作中存在的主要问题

　　从近几年各地各部门上报到市政府及市政府办公室的公文来看，由于有些单位未能很好地落实公文处理工作的有关制度、规定，产生了诸多问题：

　　（一）公文文种使用不规范、行文关系不当。有的单位“请示”、“报告”不分，用“报告”请示工作，或在“报告”中夹带请示事项；有的请示性公文一文多事；有的将应报送市政府审批的事项报送市政府办公室；有的乡镇越级向市政府报送公文。有的请示性公文中涉及其他部门职权的事项，主办部门未与有关部门作充分协商；或虽经协商但未取得一致意见，主办部门在报送公文时没有充分反映有关部门的意见或提出建设性意见。

　　（二）公文格式不规范。有的单位混用上行文与下行文的格式；有的单位“一把手”未履行签发上行文件的职责；有的在请示性公文中未附注联系人、联系电话，给文件的及时正确处理带来影响。

　　（三）公文报送不规范。有的单位工作缺乏计划性和前瞻性，报送的请示性公文中急件、特急件过多，影响了正常的公文处理工作；有的多头报送公文或直接将公文报送领导个人；有的未按规定数量报送公文；有的在报送纸质公文的同时，未报送电子公文或电子公文报送不及时。

　　（四）公文内容差错较多。有些公文中文字、标点、语句、逻辑错误时有发生；公文内层次序号不规范、不连贯，字体不符规定；引用文件未注明发文字号等。

　　二、注重规范，切实做好公文处理各项工作

　　针对上述问题，根据《舟山市行政机关公文处理实施细则》（舟政发[2001]163号）有关规定，当前公文处理工作要注意做好以下几个方面：

　　（一）大力精简文件。行文应当确有必要，注重实效，切实做到少发文、发短文。市政府制发的公文，内容以党的路线方针政策、省政府重要工作部署的贯彻落实和事关全市经济社会发展全局性的重要决策部署为主。凡属市政府直属单位职责范围内的工作，由各单位自行发文。市政府直属单位及非常设机构的工作意见、会议纪要等，市政府和市政府办公室一般不予批转、转发；确需批转、转发的，须经市政府办公室审核后报市政府分管领导批准；各类非常设工作机构成员调整除涉及正副组长（主任）以外，均由各非常设机构办公室自行发文。

　　（二）正确报送请示性公文。一是要严格区分请示件与报告件，不得用“报告”请示工作，“报告”中不得夹带请示事项；请示性公文应注明签发人、联系人、联系电话。二是请示性公文应做到“一文一事”，避免“一文数事”，一般只写一个主送机关。三是要加强请示性公文的政策性协调，“请示”、“意见”内容涉及其他单位或“请示”中要求上级解决人、财、物事项的，主办单位应事先征求有关职能单位的意见，取得一致意见后上报市政府；单位之间意见不一致时，主办单位主要负责人要出面协商；经协商仍不能取得一致意见时，主办单位应将双方的理由和依据列明，报市政府协调。

　　（三）不断规范公文收发和报送工作。各地各部门报送市政府的公文统一由市政府办公室秘书处负责签收、分办，报送的请示、意见、报告应一式5份，同时一并传送电文公文，不准多头报送或直接报送领导个人。要切实规范公文格式特别是上行文的格式，具体格式请认真参照《舟山市行政机关公文处理实施细则》中的有关范本。各地各部门需要请示市政府或需要市政府转报省政府批准的事项，应当抓紧做好前期工作，并及时上报，给市政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于两周；紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。各地各部门为市政府及其领导同志或市政府办公室代拟的有关公文、讲话材料，一般应提前10个工作日提交市政府办公室审核。认真执行政务网收文值班制度，联网单位保证每个工作日4次开机查收电子公文。

　　三、认真负责，努力提高公文处理工作水平

　　行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文本，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理工作质量直接反映了政府机关的工作作风和工作水平，直接影响着政府机关的工作效率，直接关系到政府机关的形象和威信，对公文处理工作必须高度重视，严肃认真对待。

　　（一）加强学习培训。各地各部门要认真对照《舟山市行政机关公文处理实施细则》，查找自身公文处理工作中存在的不足，有计划、有重点地抓好文秘人员有关公文处理业务知识的学习与培训工作，特别是对新进机关的人员要进行上岗文秘专业培训，尽快提高文秘人员的业务素质。市政府办公室将在适当时间举办公文处理工作培训班。

　　（二）落实各项制度。各地各部门负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守公文处理方面的有关规定和要求，加强对本地本部门公文处理工作的领导和检查。各地各部门的办公室要切实加强公文审核和质量把关，遵循行文规则，规范公文格式，正确处理行文关系，切实提高公文质量。

　　（三）加强督促检查。市政府办公室将进一步规范公文处理程序，加强收文审核工作，对不按规定要求报送公文、公文格式出现差错的，将作退文处理并适时进行通报批评。同时，对不定期查收电子公文并由此影响有关公务活动的单位，也将进行通报批评。

　　附件：

    《舟山市行政机关公文处理实施细则》

　　二00五年十二月六日