各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各委、办、厅、局：

　　为了进一步规范政务工作，提高行政效率，根据《山西省人民政府工作规则》（晋政发〔1998〕12号，以下简称《规则》），经省政府领导同意，现就进一步改进政务工作的有关问题通知如下：

　　一、进一步规范行文和改进公文处理的程序

　　（一）各地区行政公署、市人民政府，省直各委、办、厅、局，凡上报省政府、省政府办公厅需要审批的公文即《请示》件（有关外事方面的请示、报告由省外事办公室负责填卡上报），由省政府办公厅文秘处依据《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）和《规则》进行审核，审核的内容包括：1、来文的文种、格式以及报文单位和签发人等是否符合有关规定；2、文中有关问题是否与有关部门、地市协商、会签；3、内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策。凡明显不符合规定的，分别由文秘处、承办处室写明情况，提出处理意见报分管副秘书长同意后（重大问题由分管副秘书长请示省政府领导同志同意），以“山西省人民政府公文处理通知单”将文件退回报文单位。

　　（二）各地区行政公署、市人民政府，省直各委、办、厅、局报送省政府、省政府办公厅的公文（外事方面的请示、报告除外），要以正式文件上报省政府、省政府办公厅。在正式文件上报时，要严格按照山西省人民政府办公厅《关于各地、市和省直各单位向省政府报送请示文件通知计算机网络传输有关事项的通知》（晋政办函〔1997〕37号）要求办理，即将公文的全文（指该文件的计算机数据）通过计算机通信网络传输到省政府办公厅文秘处。正式公文（指正式纸质文件）仍按原渠道报送。凡不符合此要求的手抄件或仅限部门内部使用的请示报告卡片，不予受理。对报送省政府的公文，如果只有电子文件（指该文件的计算机数据），而无正式纸质文件，或只有正式纸质文件，而无电子文件的（特殊情况除外），不予办理，待两者齐备后再办。因两者缺一给工作造成影响的，由报文单位负责。

　　（三）报送省政府、省政府办公厅的公文，不要直接报送给领导同志个人（特殊情况或领导同志交待的事项除外）。省政府领导同志因公外出或在特殊情况下接受的公文，也应及时转交省政府办公厅文秘处按公文处理程序办理。

　　（四）“请示”件公文应当一事一文，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。“请示”件一般不得抄送下级机关。“报告”件中不得夹带请示事项。

　　（五）向省政府、省政府办公厅报送的文件，如涉及秘密事项的，要注明密级，按保密文件的传送途径和传递要求，严格履行交接手续。

　　（六）凡报送省政府、省政府办公厅的公文一式10份，送省政府办公厅文秘处（有关接待事宜或突发事件的公文直接送办公厅办公室；以省政府名义召开的各种会议，各委、办、厅、局召开的全省性的工作会议，邀请省政府领导同志出席的各类活动的函件、请柬等直接送办公厅会务处），由文秘处按照办文程序和规定要求办理。报送的公文如有附件，应与主件份数相同并装订在一起一并上报，如附件较厚，且制作复杂（如城市规划、土地利用规划、大型项目等有关事项）的，可以另附。对要求以省政府名义报国务院、国务院有关部门的文件，或要求以省委、省政府，省委办公厅和省政府办公厅名义联合或单独上报、转发、印发的文件，报文单位除应有代拟稿外，其他所需附件均由报文单位按主送和抄送单位要求的份数提供。

　　（七）对简单照抄上级文件条文，没有结合我省实际提出新的政策性规定或措施的，一般不以省政府或省政府办公厅名义发文。

　　（八）省直各委、办、厅、局报送省政府，省政府办公厅的公文（各地市除外），在上报前，报文单位必须就公文内容与所涉及的相关部门进行协商，各相关部门应积极　事，认真研究，提出书面意见（由主要领导签字或加盖印章），待意见一致后再报送；对经过协商仍未能取得一致意见的，由报文单位负责将相关部门意见的分歧点汇总后作一简要说明，并提出建设性的拟办意见，连同各相关部门的意见（即同意、不同意或具体修改意见）的原始件及有关法规、政策依据的说明一并报送省政府办公厅，以便省政府领导决策。否则不予受理。

　　（九）报送省政府、省政府办公厅的公文，由省政府办公厅文秘处认真审核把关，如认为还需转省直有关部门办理或征求意见的，提出拟办意见并报请分管副秘书长同意后，由文秘处填写“山西省人民政府公文处理通知单”转有关部门承办。承办部门如认为还需与有关部门协商的，由承办部门负责，省直各有关部门要给予积极配合。经协商后承办部门能解决的问题，由承办部门直接答复报文单位，同时要将办理结果报送办公厅文秘处，以便掌握办理情况。承办部门如认为还需报请省政府决定的，应按第八条的有关要求报省政府审定。承办部门如认为不属于本部门职权范围内的或不适宜由本部门办理的，应当说明情况并及时将转办件退回省政府办公厅文秘书处处理。

　　（十）各地区行政公署、市人民政府直接报送省政府各职能部门的公文，凡属部门职权范围内的事项，职能部门要认真研究解决，并及时答复报文单位。如涉及其他职能部门的，要主动与有关部门协商办理，由主办部门负责答复（或联合答复）报文单位。对经过协商不一致的，认为还需报请省政府决定的，应按第八、九条的要求报省政府审定。因不按此程序要求办理而影响工作的，由主办部门负责。

　　（十一）对企业上报省政府、省政府办公厅的公文（特殊紧急事项除外），一般不予受理，并在说明情况的前提下，退回报文单位。由报文单位报请上级主管部门（或行业主管部门）研究解决。主管部门认为还需报省政府、省政府办公厅决定的事项，应按第八、九条的要求报省政府审定。

　　（十二）不得越级上报公文。除重大和紧急事项外，各部门、各单位的公文要逐级通过各地区行政公署、各市人民政府和上级各主管部门提出意见后再报送省政府、省政府办公厅。

　　（十三）凡涉及我省外事方面的重大活动，按照有关规定需报请省政府领导审定的事项，统一由省外事办公室填写请示报告卡，提出拟办意见后上报省政府、省政府办公厅。外事公文主要包括由省政府决定的重大外事交往、外事工作请示、海外捐赠以及因公出国（出境）任务的审批等。

　　二、改进省政府常务会议和省长办公会议的组织安排

　　（一）会议讨论的内容及议题的产生

　　1、省政府常务会议讨论内容：需提请省人民代表大会和省人大常委会审议的地方性法规、议案、报告；由省政府制定和发布的行政规章；政府工作中涉及全省经济和社会发展等方面的重大事项；重要人事任免；其他需要提交常务会议议定的重大事项。

　　2、省长办公会议讨论内容：省政府日常工作中的重要问题；某一方面、某行业、某系统的问题，但有可能影响其它方面、行业、系统，乃至全局的重要问题。需省政府审定的机构设置、投资项目及资金；全国重要会议的贯彻意见；省政府作出的决定及颁发的重要文件；一般人事任免；分管副省长在分工范围内难以确定的重要问题；省长确定的事项；其他需要提交省长办公会议议定的重要问题。

　　3、会议的议题由省长、副省长或秘书长提出。议题必须协调成熟，并附协调报告。议题中如涉及资金、机构、编制等问题，须附有关部门意见。经协调成熟的议题，有关部门按通知要求准备材料报省政府办公厅，由省政府办公厅安排上会。

　　（二）出席和列席会议的范围及注意的事项

　　1、省政府常务会议、省长办公会议由省长召集和主持，省长外出或有特殊情况时可委托常务副省长召集和主持。省长、副省长、秘书长出席会议。省政府及省政府办公厅的有关人员和有关部门主要负责人列席会议。议题由负责协调的副秘书长、厅主任或主管部门的主要负责人按协调意见汇报，汇报时间一般控制在二十分钟以内。其他列席人员经主持、召集人同意后方可作简短发言。议题汇报完毕后，由省政府常务会议组成人员发言、讨论，主持、召集人最后决策。

　　2、拟提交会议讨论的议题，与议题有关的部门在接到省政府办公厅通知后，要事先确定列席会议人员名单，并报告办公厅。会议应由主要负责同志列席，主要负责同志外出不能到会的，可由主持工作或分管的领导同志到会。议题提出部门的负责人可带一名助手记录，其他列席会议的部门负责人一律不准带助手参加会议。会议期间其他人员不得随意进入会议室。因特殊情况必须进入会议室的，应与会务工作人员联系后，由会务工作人员帮助办理。

　　3、对会议议定的有关事项有关部门要认真执行。省政府常务会议、省长办公会议定事项，要以书面形式将落实情况报告省政府办公厅。

　　省政府常务会议一般每月召开一次，省长办公会议每月召开三至四次。

　　三、精减和规范领导同志事务性活动

　　（一）为保证省政府领导同志集中精力研究处理工作中的重大问题，除省委、省政府统一安排组织的活动外，各地、市和省直各部门不要直接邀请省政府领导同志出席当地或本部门召开的会议及其它事务性活动。娱乐性的文体活动，不安排省政府领导集体参加，省领导同志是否参加由自己决定。

　　（二）对确需邀请省政府领导出席的会议、活动，各地、市和省直各部门要以书面请示件提前一周报省政府办公厅。举办纪念、庆典活动的要提前半个月报批（由省政府办公厅会务处具体承办）。未经批准安排的各类活动，省政府领导同志可谢绝出席（外事活动由省外办、台办审核后上报）。

　　（三）各地、市和省直各部门组织召开的一般性专业工作会议、业务会，没有实质内容的表彰会、庆祝会、纪念会、座谈会、联谊会、新闻发布会等，原则上不安排省政府领导同志出席。

　　（四）省政府领导同志原则上不参加各地、市和省直各部门组织的纯礼仪性迎送、参观、剪彩、奠基、挂牌、颁奖、接见、慰问、宣传、展览、展销、首发式、首映式、联欢、文艺晚会等活动。

　　（五）省政府领导同志不为各部门的工作会议签发贺信、贺电，不题词、题名。因特殊情况需请省政府领导同志题词、题名和签发贺信、贺电的，要按程序报省政府办公厅，报请省政府领导同志酌定。但一般不宜公开发表。对确定需要雕刻在建筑物上作为永久性标志的题词、题名，按中央有关规定办理。

　　（六）现职副部级以上领导来我省进行工作考察、慰问等活动的，有关部门在接到通知后要向省政府办公厅报告。接待工作按《山西省人民政府工作规则》要求办理。

　　（七）省政府领导同志在省内考察、调研、现场办公，要轻车简从，减少随行和陪同人员，简化接待礼仪。根据领导同志考察的内容、调研目的、需了解的情况及解决的问题，安排有关部门负责同志随行。各地、市、县要减少陪同人员，不要层层按级别增加陪同人员，原则上不陪餐；地、市、县负责同志不准到地域交界处迎送。

　　（八）省政府领导同志在省内出席一般性内事活动的，宣传报道要从严掌握。省政府组织或经省政府批准的有重大影响的会议和活动，要按经审定批准的方案进行新闻报道。省政府领导同志召集的各种会议，需要新闻报道的，可通知省政府办公厅组织。省政府领导同志出席部门或地方的会议活动，省级新闻单位一般不作报道。省政府领导同志下基层调查研究、考察工作，需要新闻报道的，报道要经领导同志审定。

　　四、从严控制全省性会议的审批管理

　　（一）严格执行会议审批制度，切实减少会议

　　省直各部门要严格控制召开全省性会议，全省性会议一般一年只开一次。

　　省直各部门召开全省性会议必须报省政府办公厅审核批准，未经批准，不得自行召开全省性会议。各部门召开的年度全省性会议或要求以省政府名义召开的会议，主办部门要提前拟定会议请示及筹备方案报省政府办公厅会务处按程序报批。确需临时召开的全省性会议，要提前10天按程序报批。

　　根据省政府领导同志批示召开的省直本部门、本系统的全省性会议，主办部门应拟定会议计划，按程序履行报批手续。

　　（二）严格控制以省政府名义召开的会议

　　省直各部门在贯彻党中央、国务院和省委、省政府的重大方针、政策过程中如遇涉及面广、内容重要、部门自身难以协调安排的，可请示以省政府名义召开会议。

　　以省政府名义召开的会议，牵头、主办部门要以正式请示报省政府办公厅，报经省政府常务会议或省长办公会议同意，亦可经主管副省长同意后报常务副省长、省长审批。

　　经批准的会议，会议通知由部门提供代拟稿，由省政府办公厅下发。部门牵头组织或主办的会议，会议通知也可由部门自行发文。

　　（三）提高会议效率，压缩会议规模

　　要提倡开短会，讲实效。以省政府名义召开的会议，原则上只开到地、市一级。对内容相近的会议应合并召开，会期一般不得超过两天。能以电话、电视会议解决问题的，就不专门集中召开会议。

　　省直各部门召开的会议，一般不通知地、市负责同志参加。对确需地、市负责同志参加的会议，须经分管副省长同意后报常务副省长、省长审批。通知由部门下发，可冠以“经省人民政府批准（同意）”。

　　（四）切实改进会风、压缩会议开支

　　要严格执行中办、国办《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》。全省性的会议，不得在风景名胜区和星级涉外宾馆召开，不得发放纪念品、礼品。要节约会议开支，减少住宿人员，提倡吃自助餐。

　　以省政府名义召开的全省性的部门会议，由主办和牵头部门自行组织，必要时可请省政府办公厅协助。会议经费由主办和牵头部门从核定的包干经费中解决，超支部分自行负担。

　　（五）以省政府名义召开的全省性的电视电话会议的审批参照上述意见执行。