各分院、各有关单位:

  ARP项目所级系统全面实施工作已于2005年11月1日启动。11月21日起,核心团队各地区实施组已赴各地投入全面实施工作。为了保证全院ARP项目所级系统按时完成上线任务,现将全面实施阶段的有关工作安排通知如下:

  一、所级系统推广实施工作的指导原则

  1.集中控制、分布实施。所级系统全面推广实施工作将在院ARP项目管理办公室的统一协调下,由院计算机网络信息中心ARP项目组组织核心团队,采取推广工作进度、步骤、内容及质量集中控制,分布组织实施的模式完成实施工作。

  2.充分调动全院资源,加强实施队伍。要求每个单位的ARP实施小组全程参与上线工作,熟悉系统,掌握系统,具体负责本单位实施任务的落实,为上线后的运行维护工作积蓄人才。

  3.发挥分院的组织协调作用,分区域推进。根据各地区的特点,合理安排实施计划,并通过分院加强协调力度,确保实施工作的顺利推进。

  4.充分做好实施前各项环境、工作准备,提前释放实施压力。预先安排做好数据准备、系统环境准备等项工作。

  二、所级系统推广实施工作的目标与任务

  1.工作目标

  ARP项目所级系统是ARP项目的重要组成部分,本期工作目标是在全院初步建立统一的科研管理业务系统,包括人力资源管理系统、综合财务管理系统、科研条件管理系统、科研项目管理系统和电子政务系统,通过院资源中心实现院所两级系统的贯通,实现全院科研管理信息的交换、共享及资源的科学配置和管理。

  2.工作任务

  (1)完成OracleERP环境下的ARP项目所级系统标准版的部署工作,包括:人力资源管理系统(含OracleERP的人事管理模块和薪酬管理模块)、综合财务管理系统(含科研业务和基建业务的总帐模块、应付模块和现金模块)、科研条件管理系统(资产模块)、科研项目管理系统(项目成本模块);外挂开发的装备计划、采购、研发管理模块、预算模块和网上报销模块的部署工作;

  (2)完成电子政务系统的部署工作:包括公文管理模块、档案管理模块和政务信息管理模块及所级标准版本;

  (3)建立所级资源中心(IRC)和所级Portal;

  (4)完成各业务系统相关的最终用户培训;

  (5)完成所级系统部署后的业务数据补录和上线运行管理制度制定等工作。

  三、全面实施阶段的时间安排

  根据院的要求,应在2006年3月中旬前按照上述工作目标完成全院ARP项目所级系统各实施单位的上线任务。全面实施工作分为三个阶段:节点目标为

  1.系统数据准备阶段:需在系统实施开始之前完成;

  2.系统上线实施阶段:需在2006年1月底之前完成;

  3.系统上线支持阶段:需在2006年2月中旬前完成数据补录和系统切换工作。

  四、ARP所级系统上线检查验收标准

  为保证ARP项目所级系统上线的工作质量,院ARP项目管理办公室制定了《中国科学院ARP项目所级系统上线切换验收规范》,要求各单位上线后要做到:数据完整准确,功能运行正常,用户操作熟练,院所数据贯通,具备运维能力,支撑环境良好,并规定了统一的检查验收指标,包括:

  1.系统中具有完整的人力资源、财务、资产、科研装备、科研项目、电子政务的数据,并通过系统反映一个单位一段时期的现状,财务系统轧帐点后两个月财务对帐正确无误;

  2.通过所级系统自动正确发放全部员工的全部工资;

  3.上线后的研究所的数据可到达中国科学院资源中心;

  4.可正确输出系统标准版所定义的各类报表;

  5.院属各单位可通过该系统正确地报送与接收公文信息。

  院ARP项目管理办公室将根据各地区实施完成的时间节点,安排组织对各实施单位进行上线检查,并将检查结果上报院ARP项目指导小组,确定该单位是否正式完成上线。

  五、所级系统全面实施阶段的工作步骤

  ARP项目所级系统实施工作的各环节具有十分紧密的联系,全面实施阶段的各项工作需要整体考虑、合理安排,各环节都要做到承前启后,有序推进。

  1.数据准备工作

  遵照江绵恒副院长的指示,要高度重视数据采集工作,特别是要关注数据的真实性、准确性和严肃性。ARP系统能否顺利上线取决于数据质量,数据采集非常重要。数据准备工作前期虽已做了大量的工作,但上线实施前必须做好封版检查,检查不通过的单位,不能进入上线实施阶段。数据检查工作要点参见由核心团队编撰的《ARP项目所级系统实施阶段提醒事项》。

  2.系统实施工作

  系统上线实施工作是确保各单位掌握和运行所级系统的关键环节,组织工作复杂,管理难度大,必须建立有效的组织体系,明确实施责任,确保实现上线实施的目标。

  (1)组织实施模式

  所级系统全面实施工作,由院ARP项目管理办公室统一领导,网络中心ARP项目组承担总体实施任务;核心团队中央支持组负责对各地区实施工作进行协调,提供全面支持;各地区实施工作由分院负责组织协调,核心团队各地区组负责组织实施;各实施单位的ARP实施小组配合核心团队,负责完成本单位的实施工作,并逐步承担起上线后的支持工作。核心团队中央支持组、分院实施责任人、地区核心团队、实施单位之间应建立起密切沟通渠道(所级系统实施各地区相关责任人名单见附件1,请予确认)。

  (2)中央支持的工作目标与任务

  根据院ARP项目指导小组批准的所级系统推广实施方案及ARP推广实施协调工作会议确定的全面实施工作计划,中央支持组将依据“集中控制、分布实施”的原则协助和指导各地区按ARP所级系统的实施节点控制工作进度和质量。中央支持组的具体任务包括:总体实施计划的制定,实施进度的检查与控制,实施过程中问题的跟踪、反馈与处理,实施风险的评估和规避。

  (3)中央支持的工作方法

  各分院实施计划的制定应根据ARP项目所级系统实施协调工作会精神,参考已完成上线工作单位的实施经验,并全面考虑各方面的影响因素,优化实施流程。中央支持组在全面实施过程中对各分院的实施进度进行关键节点跟踪控制(ARP项目所级系统全面实施总体控制方案见附件2)。

  中央支持组的联系方式:010-82649061,010-82649130

  中央支持网站:http://www.arp.cn

  3.上线支持工作

  根据院批准的ARP项目所级系统实施计划,系统实施阶段工作完成之后(完成所级系统UAT测试、所级系统在本所就位并启动),将进入上线支持阶段,各实施单位要完成数据补录和系统切换工作。

  为了保障上线单位ARP项目所级系统在此阶段成功地实现新旧系统切换,要求各单位领导高度重视,有效地组织本单位ARP项目所级系统各部门使用人员和信息技术保障人员,在核心团队各地区组和中央支持组的大力支持和协助下,切实做好系统切换前的数据补录,确认流程,岗位设定,建立制度等项工作,确保上线单位于2006年2月中旬之前完成系统切换任务。

  由于电子政务系统相对独立,在系统配置安装工作完成后,各地区可依靠本地区核心团队的相关同志单独组织实施培训及支持工作。

  请各实施单位ARP项目所级系统负责人,按照本通知要求迅速落实相关事宜,确保所级系统上线切换节点目标的实现。实施过程中出现的问题,请及时反馈院ARP项目管理办公室和核心团队中央支持组。

  院ARP项目管理办公室
二00五年十二月五日