嘉兴市档案接收征集办法

　　《嘉兴市档案接收征集办法》已经六届市政府第70次常务会议审议通过，现予以发布，自2012年4月15日起施行。

　　市长：

　　二○一二年三月七日

　　嘉兴市档案接收征集办法

　　第一章 总 则

　　第一条　为加强和规范档案接收征集工作，有效保护和利用档案，把综合档案馆(以下简称档案馆)建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《浙江省国家档案馆管理办法》等有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本办法。

　　第二条　本办法适用于市、县(市、区)两级档案馆接收范围内的机关、团体、企事业单位及其他组织和有关个人。

　　第三条　档案接收征集工作实行统一领导、分级管理的原则。各级档案馆应当全面收集档案，反映历史真实，维护档案的完整、准确与安全，方便社会利用，推进馆藏体系的内容更丰富，结构更合理，特色更鲜明。

　　第四条　各级档案馆应当建立接收征集、安全保存、科学管理、提供利用等各项规章制度。

　　第五条　县级及以上人民政府应当加强对档案工作的领导，协助解决档案接收征集工作中的重大问题，并将所需经费列入同级财政预算予以保障。

　　第二章 接收范围

　　第六条　接收下列单位于中华人民共和国成立后形成的保管期限为永久、长期及定期30年(含30年)以上的档案：

　　(一)各级党委、人大、政府、政协、纪委及其工作部门和直属单位形成的档案，各级政府直属工作部门的派出机构、特设机构和其他机构形成的档案;

　　(二)工会、团委、妇联等群众团体形成的档案;

　　(三)本级与上级主管部门双重领导或由上级主管部门垂直领导单位形成的反映本市工作的档案;

　　(四)国有或国有控股企业(集团)形成的档案，以及破产、转制企业形成的对国家和社会有保存价值的档案;

　　(五)院校、医院、新闻媒体等单位中具有代表性的单位形成的档案;

　　(六)具有重大影响的政治、经济、社会、科技、文化、体育、旅游、公益等方面活动形成的档案，或者在本行政区域内发生的重大事件形成的档案;

　　(七)政府投资的重点建设项目、重大科学技术研究项目形成的档案;

　　(八)嘉兴籍或在嘉兴工作、活动过的非嘉兴籍著名人物的档案;

　　(九)各专业主管部门(单位)形成的社会保障、劳动就业、医疗卫生、教育等涉及民生与公共利益的重要档案;

　　(十)经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案;

　　(十一)经协商同意，接收或代存非公有制经济组织形成的档案，及其他非国家所有但对国家和社会具有保存价值的档案;

　　(十二)其他法律法规规定应当由各级档案馆接收征集的档案。

　　第七条　接收中华人民共和国成立前形成的档案范围：

　　(一)本地区各个历史时期形成的革命历史档案;

　　(二)本地区历代旧政权机关形成的历史档案。

　　第八条 各级档案馆应当按照规定，编制《档案馆接收单位名册》，建立科学的进馆序列，并根据形势变化及时进行调整。

　　第九条 重大活动档案的接收范围，按照《嘉兴市重大活动档案管理办法》(市政府令第32号)规定，由同级档案行政管理部门确定。

　　第十条 重点建设项目档案接收范围按照有关规定执行，各级档案馆根据所在区域重点建设项目建设情况，分期编制《重点建设项目档案接收名册》，确定具体接收单位。

　　第十一条 各级档案馆可结合实际情况，制定属于接收范围内的其他专项档案接收名册。

　　第三章 征集范围

　　第十二条 征集党和国家领导人以及省部级领导在本地区视察、工作期间形成的档案范围：

　　(一)历届、现任党和国家领导人，省部级领导在本地区视察、参加庆典或其他重要公务活动期间形成的各种讲话、题词、照片、录音、录像等档案材料。

　　(二)历任、现任浙江省党政军领导在本地区工作活动中形成的各种信函、讲话、题词、照片、录音、录像等档案材料。

　　第十三条　征集具有地方特色、民族特色、非物质文化及其他珍贵档案资料的范围：

　　(一)著名人士在本地区或者本地区著名人士在外地生活、工作活动中形成的具有历史参考价值的各种信函、自传、日记、回忆录、通讯录、演讲稿、著作、研究成果、书画作品、获奖证书、照片、录音、录像等档案材料。

　　(二)中华人民共和国成立前各种房地产契约、卖身契约、典当票据、家信、钱币、县志、年鉴等史料。

　　(三)本地区的名胜古迹、民情风俗、出土文物、民歌、民谣、传说、奇闻轶事等材料。

　　(四)民间文学、传统音乐、传统舞蹈、传统戏剧、曲艺、传统体育、游艺、杂技、传统医药。

　　第十四条　寄存和捐赠档案的范围：

　　(一)未列入档案馆接收名册的单位或个人，因保管条件限制或其他原因要求寄存档案的。

　　(二)个人保存的，愿意移交或无偿捐赠给档案馆的各种珍贵档案史料。

　　第四章 接收征集内容

　　第十五条 列入接收征集档案内容包括：

　　(一)文书档案、科技档案、业务档案等各种门类的档案，纸质、声像、实物和电子等各种载体形态的档案，以及有助于了解或补充档案内容的各种重要编研材料、书刊、资料等。

　　(二)进馆单位编制的检索工具以及用以说明档案移交内容、移交情况的规定材料和图表。

　　(三)其他法律法规规定的移交内容。

　　第五章 接收征集时间

　　第十六条 列入本办法接收征集范围的档案，应在立档单位保存满10年后向同级档案馆移交，下列情况除外：

　　(一)已撤销机构的档案，自机构撤销之日起3个月内向同级档案馆移交。

　　(二)重大活动档案按照《嘉兴市重大活动档案管理办法》的规定，在相关活动结束之日起4个月内向同级档案馆移交。列入《重点建设项目档案接收名册》的市、县(市、区)政府投资的重点工程项目、重大科学技术研究项目档案在项目竣工验收后3个月内向同级档案馆移交。

　　(三)经市、县(市、区)档案行政管理部门审批同意，对单位保管条件不善的档案可以提前接收进馆;对专业性较强或需要保密及其他特殊原因不能按期移交的档案，可以延长有关档案的移交时间。

　　(四)对关系民生、社会各方面又急需广泛利用的档案，经同级档案行政管理部门认定，可适当缩短进馆年限。

　　(五)列入本办法接收范围的中华人民共和国成立前档案，各进馆单位必须及时与同级档案馆联系，确定移交时间。

　　(六)法律法规对接收时间另有规定的，从其规定。

　　第六章 接收征集要求

　　第十七条　档案的接收征集要求：

　　(一)进馆档案应保持全宗的完整性，各种门类和载体形式的档案按照国家有关法规、规范、标准，及嘉兴市各级档案馆接收档案质量标准整理完毕。

　　(二)进馆单位必须向各级档案馆移交档案原件，本单位有利用需要的可以制作保留复制件或电子文件。

　　(三)进馆单位应当根据国家档案局及各部门、各系统制定的各类档案保管期限规定，科学界定档案保管期限。

　　(四)进馆档案的解密或密级调整，应当根据国家档案局、国家保密局制定的《各级国家档案馆档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》执行。

　　(五)进馆单位应当编制一式两份符合要求的组织沿革、全宗介绍、分类方案，一份随同档案移交，一份进馆单位留底。

　　(六)进馆单位在移交纸质档案的同时，移交相应的纸质案卷目录一份、全引目录一份(按照《归档文件整理规则》整理的文书档案，移交相应的归档文件目录两套)，符合档案馆进馆单位电子档案接收要求的电子目录一套。

　　(七)进馆单位应当加强档案信息化建设，加快传统载体档案资料数字化进程。尚未移交进馆的重要传统载体档案，应当在移交进馆前按照规定完成数字化转换。进馆单位具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质、缩微胶片等载体同时归档和移交。

　　(八)档案馆和进馆单位要加强档案交接工作的安全管理和保密工作，采取切实有效的措施，确保档案实体和信息的安全。

　　(九)进馆单位应当加强本系统、本部门和本单位档案移交工作的管理，健全工作制度，明确工作职责，规范工作流程，落实各项保障措施。

　　第七章 接收征集程序

　　第十八条 档案的接收征集程序：

　　(一)档案馆根据有关规定，确定接收征集对象，编制接收征集名册和接收征集计划。

　　(二)档案馆向进馆单位下发档案进馆通知和接收征集计划。进馆单位根据接收征集计划安排的时间要求做好进馆准备工作。

　　(三)档案馆组织人员实地检查档案。进馆单位在检查通过后向档案馆报送移交档案目录。不符合要求的，进馆单位应当及时进行补充完善。

　　(四)进馆单位在报送移交档案目录后，根据档案馆确定的具体移交时间，将档案实体、检索工具和电子目录等移交进馆。交接双方根据移交目录清点核对无误后，填写档案交接文据，签字盖章。交接文据一式两份，档案馆、移交单位各保存一份。

　　(五)需要提前或推迟移交进馆的，进馆单位应当向同级档案行政管理部门提出书面申请，经档案行政管理部门同意后变更进馆期限。

　　第八章 奖励和处罚

　　第十九条　非国家所有的反映本地区历史和地方特色的珍贵档案史料，鼓励档案资料所有人向档案馆捐赠;档案馆接受捐赠的，当地人民政府或者档案行政管理部门应当给予奖励，并颁发荣誉证书。

　　第二十条　对在档案的征集、整理、保护和提供利用等方面作出特殊贡献的单位和个人，当地人民政府或者档案行政管理部门应当给予奖励。

　　第二十一条　对违反档案接收征集有关规定的单位和个人，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规给予相应的处罚。

　　第九章 附 则

　　第二十二条 本办法由嘉兴市档案局负责解释。

　　第二十三条 本办法自2012年4月15日起施行。原《嘉兴市档案征集办法》(嘉政发〔1999〕206号)同时废止。