失效日期：2001-7-10

    第一章　总则

　　第一条　为加强全国地名档案的统一管理，维护地名工作历史面貌，发挥地名档案在党和国家的内政、外交、国防、经济文教、科研、新闻等方面的作用，更好地为社会主义现代化建设事业服务，特制定本办法。

　　第二条　地名档案是国家档案的重要组成部分，是在地名工作中形成的，具有查考利用价值，并按归档制度集中保管起来的一种专业档案。

　　第三条　地名档案工作是地名工作的组成部份，是提高地名工作效率和质量的必要条件，是加强地名管理，推行地名标准化，开展地名学研究的基础工作。

　　第四条　全国地名档案工作实行由中国地名委员会统一指导，各级地名委员会分级管理原则。在档案业务上接受国家和地方各级档案管理机关的指导、监督与检查。

　　第五条　各级地名档案工作的基本任务是：

　　（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，制定本系统和本单位地名档案工作的各项规章制度，并组织实施；

　　（二）负责收集、整理、鉴定、保管和统计本系统、本单位的地名档案，并兼管与档案有关的地名资料；

　　（三）积极做好档案利用工作，为党和国家各部门、社会各方面及地名工作服务；

　　（四）负责对下级地名档案工作进行指导、监督与检查；并督促指导本单位工作人员做好地名文件材料的整理和归档；

　　（五）贯彻执行党和国家的保密规定，严守国家机密，维护地名档案的完整与安全。

　　第二章　地名档案工作体制和干部

　　第六条　中国地名委员会和各省、市、自治区地名委员会设立地名档案库；各地、市、县设档案室，各级地名档案工作均由本级地名办公室主任或主管部门负责人领导。

　　第七条　地名档案库、室必须配备政治可靠、热爱地名工作，具有高中以上文化水平的档案管理人员，少数民族地区应尽量选配懂当地少数民族语言的干部。档案管理人员应相对稳定。

　　第八条　档案管理人员，必须努力学习马列主义、毛泽东思想，执行党和国家有关档案工作的方针政策，努力钻研业务，不断提高档案的管理水平。

　　第九条　各级地名委员会和档案业务管理机关，要加强对档案人员的业务培训和考核，按照国家有关规定，做好档案管理人员的职称评定和晋升工作。

　　第三章　地名档案的保密和利用

　　第十条　地名档案的保密等级分为绝密、机密、秘密三级。

　　（一）绝密：

　　1、凡涉及国家秘密的核心部分，如军事部署、未公布的国家重要自然资源和经济建设基地，以及在一定时间、一定范围内需绝对保密，一旦泄密会使国家遭受严重危害和重大损失的地名档案；

　　2、未定国界和建国以来未经签订新的边界条约的边境地区的地名档案；

　　（二）机密：

　　1、集中的、大量的并注有较准确经纬度的边境省、自治区地名档案资料。

　　2、利用各种地形图标绘的地名图及其草图；

　　（三）秘密：

　　1、地名调查表、地名卡片及其原始调查材料；

　　2、带有经纬度的地名档案资料；

　　3、地名工作长远规划及其它需要保密的文件材料。

　　第十一条　各单位编印的不带经纬度的地名录、地名志和地名资料汇编以及其它不宜公开的地名资料可定为内部使用。

　　第十二条　本地区各单位查阅地名档案一律凭单位介绍信，其它地区查阅地名档案凭县以上地名办公室介绍信。查阅保密内容的地名档案须经地名办公室主任或主管部门领导批准。查阅地名档案均需履行登记手续。

　　第十三条　各单位查阅地名档案一般不得转抄、拍照和复制，如因工作需要必须复制、拍照或转抄，须经地名办公室主任或主管领导批准。复制和转抄的材料必须履行登记手续，只限在本单位使用。

　　第十四条　地名档案的递送，必须严密包装加封，交机要交通邮寄或由两人携带。地名档案的收发和移交，必须附有清册，严格清点并履行签字手续。

　　第十五条　为了做好地名档案的安全保密工作，主管部门要定期或不定期地进行保密检查，如发现有丢失和泄密事故，应及时报告并认真处理。

　　第十六条　地名档案严禁个人赠送，也不向国外提供，如必须提供有关内容时，需经中国地名委员会审查同意。

　　第十七条　本规定确定的地名档案保密等级，不得随意提高、降低或解除密级。如需升、降、解密的，要报中国地名委员会批准。

　　第十八条　各级档案管理人员应根据需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑地名档案资料汇编，注意收集档案的利用效果。

　　第十九条　各级地名办公室，应建立档案的借阅制度，根据档案的密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

　　第四章　文件材料的整理和归档

　　第二十条　各级地名办公室要把文件材料的收集、整理、归档工作纳入地名工作程序，并列入业务干部职责范围。业务干部应将在工作过程中形成的文件材料，按照归档要求进行分类、整理，及时移交档案管理人员集中保存。机关领导干部和工作人员不得私自保存应归档的文件材料。

　　第二十一条　地名档案应根据其文件材料的特点，以便于保管利用为原则，采取恰当的方式进行保管。文书类要立卷；四项成果中的文字概况与地名表要装订成册；地名卡片要装入卡片柜或卡片箱、盒；地名图要卷放装入图筒或采用专用柜等方法妥善保管

　　第二十二条　地名档案的分类及归档范围：

　　（一）文书类：

　　1、各级党委和人民政府及有关部门（包括解放前的各个革命时期）颁发的有关地名工作的指示、规定、决定、条例和领导同志的重要讲话等；

　　2、国务院和地方各级人民政府关于设置地名机构、人员编制、干部任免等组织建设方面的文件；

　　3、会议报告、重要讲话、记录、纪要、简报以及有关录音、照片、录像等；

　　4、政府和地名领导机关针对本单位地名工作的指示、批示、批复与批转的文件材料；

　　5、工作规划、计划、方案、总结、请示报告、工作记录、大事记等；

　　6、法规性文件，如地名命名、更名的规定、补充规定、请示批复，国内少数民族语和国外地名译写规则等；

　　7、专业指导性文件，如地名普查的规定、补充规定、决定，国内外地名译写方案、提纲等。

　　（二）地名调查和成果类：

　　1、地名调查（包括普查、专题调查、经常调查）的原始记录、补调记录、沿革材料、考证材料、地名照片等；

　　2、地名表、地名卡片、地名文字概况、地名图等各项成果的原始稿及其审定稿；

　　3、各项成果的正本和成图。

　　（三）编译出版类：

　　1、《地名录》、《地名志》、《地名词典》及各种资料汇编的审定稿和出版本；

　　2、本单位编印的简报、通讯及各种刊物的审定稿与出版本；

　　3、国内外地名译写书刊的定稿和出版本；

　　4、各种地名图的审定图和成图。

　　（四）科学研究类：地名学基础理论探讨、学术活动及专题研究过程中形成的文件材料。

　　（五）国际会议及交往类：国际地名会议、学术交流及地名情报等文件材料。

　　第二十三条　地名档案的归档要求：

　　（一）当年的文件材料，应于次年初由承办人员整理归档；

　　（二）会议文件材料，应于会议结束后，及时整理归档；

　　（三）每项专业工作告一段落或结束时，承办人员应将积累和保管的文件材料整理归档；

　　（四）文件材料归档时，交接双方必须根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

　　第五章　地名档案的管理和移交

　　第二十四条　各级地名委员会在工作活动中形成的全部档案为一个全宗。全宗档案不得分散，实行单独管理，并建立全宗卷。

　　第二十五条　地名档案分类后，可按各类条款顺序排列。同类档案中应依保管期不同分别排放；地名调查及成果类要结合行政区划和地名类别排列。所有案卷，均须编目登记。

　　第二十六条　地名档案在本单位保存三十年到五十年后，可将永久和长期保存的档案（除常用的）移交上级地名档案库或同级档案馆。

　　第二十七条　各级地名档案管理人员，对档案的收进、移出、保管、利用等情况要进行精确的统计，并按照规定向上级报告。

　　第二十八条　为了保持地名档案的历史真迹，任何人不得对档案进行涂改。同一地名在不同时期形成的文件材料（包括相互矛盾的材料）均应整理归档，超过保管期限的档案应进行鉴定，对须销毁的档案材料，需详细登记并要报请同级地名领导机关批准。

　　第二十九条　档案室要有必要的设施和工具，并有防盗、防火、防晒、防虫、防潮等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或做其它技术处理。

　　第三十条　档案管理人员或机构变动时，应做好移交工作，编制移交目录，在地名办公室主任或主管机关领导的主持下，履行交接手续，并报上级备案。

　　第六章　附 则

　　第三十一条　各省、市、自治区地名委员会，可根据本《办法》，结合本地区实际情况，制定补充规定和实施细则。

　　第三十二条　本《办法》自颁布之日起实行。凡与本《办法》不一致的，均以本《办法》为准。