中华民国九十四年十月十三日教育部台秘管字第0940140356号书函订定发布全文3点

一、教育部(以下简称本部)为提高公文处理时效以增进本部行政效能,特参考行政院研究发展考核委员会所定「文书流程管理手册」,订定本要点。

二、文书流程管理

本部各单位公文处理时限以及各单位承办人员或各级核稿人员公文处理逾限认定,依行政院「文书处理手册」及「文书流程管理手册」之规定办理。

(一)各类公文时限规定:

1.密要电报、院长及部、次长交办急要公文,应随到随办。

2.最速件或特急件随到随办,不得超过一日,案情特殊或情况紧急者并应持陈、持会、送缮、送发;会办公文时效为一小时。

3.速件以不超过三日为限,并得视需要持陈、持会、送缮、送发;会办公文时效为四小时。

4.普通件以不超过六日为限;会办公文时效为一日。

5.限期公文,应以其规定期限为限,如收文时已逾文中所订期限者,该文仍应尽速办理并得以普通件之时限(六日)为处理时限;变更来文所定期限者,须联系来文机关确认。

6.答复立法委员之质询案件,不得超过三日。

7.人民申请案件,按其性质规定之期限为处理时限。

8.人民陈情案件,不得超过三日。

9.诉愿案件不得超过法定期限。

10.监察院纠弹、调查案件,不得超过监察院规定之期限。

11.总统府、院长、部长电子邮件,不得超过三日。

12.定有特定时限或其它依法有时限之案件,依其规定时限办理。

13.项目列管案件或其它特殊性案件,得视实际需要签奉核定处理时限。

(二)公文展期申请:

展期必须确属必要,各级权责主管应确实审核,或提示处理原则,避免展期;其有必要者,依下列规定办理:

1.案件经详细检讨,预计不能于规定时间内办结时,承办人员应于处理时限届满前申请展期。除采购案件外,每一案件申请次数以二次为限,展期日数合计以六十日为限。其于二次展期时限内仍

无法办结案件,应项目签陈部、次长同意,于奉核后影本送秘书室办理。

2.来文定有期限,而不能按期办结者,应于预定结案日前先行协调通知来文机关经其同意更改处理期限,并应视需要填具公务电话记录备查;其不同意者,承办人员应依规定办理展期。

3.人民陈情案件,因案情复杂无法依限办结者得申请展期宽以三十日期限,其未能于三十日内处理完毕者,应签陈常务次长以上长官核准再延长三十日(每一案件申请次数以二次为限,展期日数合计最多六十日),奉核后应将影本送秘书室管考科管制,并将延期之理由告知陈情人。

4.会办单位申请展期,限于承办单位已办理展期者方可申请。申请展期时限,应先会承办单位表示意见,其申请时限由承办单位决定,并经其同意后送秘书室办理。

(三)公文改分:

经分文有疑义须移文之公文,应由副主管核阅并简述理由后,于一个工作日内改分并移送应承办单位处理。原受分案单位于收文后一个工作日内未移文者,视为接受担任主政单位。受移文单位于接到移文后一个工作日内,未以签表示异议者,视为接受担任主政单位。

第二点第一项各款案件,除第九款外,如有特殊原因不克于期限内办结之案件,应先报请核准展期。

监察院相关案件有办理展期之必要者,应事先签准后,再以「监察案件管理信息系统」正式行文方式报该院。

(四)一般公文处理过程时限之分配,依下列规定办理:

1.院长与部、次长交办急要公文、最速件、速件公文各处理过程相关人员均应随到随办,不得留置。

2.普通件处理过程中,收分文不得逾一日,呈阅核判不得逾一日,会办单位会稿不得逾一日,缮打发文不得逾一日。每一过程之相关人员应主动积极确实掌握时效。

3.承办人员、核稿人员、收发人员、文书人员公差、请假等,应由职务代理人代(会)办,以免延误时效。

4.同时会办二个以上单位之公文,各会办单位应确实掌握时效积极办理,以节省时间。

5.送(收)会外机关公文以速件处理。

6.经承办单位司处长级主管核章同意送会之案件,除经协调承办单位司处长同意者外,会办单位任何人均不得擅自退件或拒不会办;会办单位如有意见者,应依体制签拟会办意见,提供承办单位参考或陈请长官核参。

(五)公文处理时限计算基准如下:

1.「一般公文」、「人民陈情案件」、「立法委员质询案件」等三类公文之计算标准,假日天数应予扣除。

2.「限期公文」、「项目管制案件」、「人民申请案件」、「诉愿案件」等四类公文之计算标准,包含假日天数。

(六)各层级人员权责划分如下:

1.各单位每一成员:

(1)所有公文均应送总务司文书科挂号,纳入文书流程管理。

(2)经办文件应依行政院文书流程管理手册之规定办理,基于自我主动及全面管理原则,积极掌握公文处理时效于限期内办结,并应处理流程各阶段之查催。

(3)急要文件须会办者,应亲会面洽,如不能依限会退时,应将原因、理由及预定完成时间通知送会单位。

(4)收到公文稽催通知,应于接获之次日答复,并立即签办公文,或视需要申请展期,或查催(补登、更正)公文流程。

(5)申请展期或经清稿之公文,应将原稿或签奉核定之展期单并案存档。

2.各单位收发人员:

(1)应登录本单位每一公文处理流程经过及使用时间,并采用送文签收清单登录。

(2)逐日检查公文处理纪录,并每周定期打印一次至二次清单,送承办人员办理承会办公文之清查、展期或催办事宜,并陈单位主管核阅后建立专卷,以备查考。

(3)每月五日及二十日打印本单位逾限稽催单查催承办人员,并陈副主管核阅后,送秘书室备查(如当日适逢假日则予顺延);其须秘书室协助稽催者,经副主管加注意见后送秘书室办理。

(4)各单位收发应建立机密文书档案登记簿,并需永久保存,及列入移交。秘书室、总务司、政风处应不定期查核,各单位收发应配合办理。

(5)创稿公文登入应确实详实,以利公文查询。

(6)单位收发人员应指派编制内职员担任为原则,并对收发业务负完全责任。如因特殊情形须指派非编制内职员担任者,应指定编制内人员督导并负责。

3.各级单位主管权责:

(1)充分掌握公文查催资料,实时督促每一成员作业时效。

(2)在权责内核准展期案件,就本单位逾期案件未办理展期者,应即督促承办人妥适处理,并予告诫。

(3)落实职务代理人制度,督促代理人于时限内办妥应代理之公文或申请展期,避免积压公文。

(4)对一般公文来文之处理速别与公文性质不符者,得调整来文处理速别,或指定授权人员核准调整之。

(5)对涉及两个以上单位之作业,宜与相关单位商定原则后再行处理,避免因往来会稿而延误时效。

(6)配合秘书室召开文书流程管理工作研讨会议,共同检讨改进单位文书流程。

(7)指定送文人员每日应送文次数(至少二次,亦可视需要增加至四次)。

4.电算中心:

不定期主动召集秘书室及总务司会商,共同建置文书流程管理电脑化作业环境。

5.总务司:

配合秘书室协助推动文书流程简化工作。

6.秘书室:

(1)负责督导本部各单位公文时效之管制、稽催事项。

(2)每月定期提报各单位稽催成果统计表陈阅后,函送各单位主管参考,并不定期提本部业务会报报告,必要时供本部考绩委员会作为升迁考核及年终考绩(核)之参考依据。

(3)得召开公文时效管制会议或座谈,邀集各单位副主管或收发人员参加,共同检讨改进文书处理流程。

(4)依时效标准,就本部公文处理各个过程,订定其可使用时间,作为提醒各层级人员处理公文之参考准据。

(5)汇整本部公文时效统计资料,依限送行政院研考会办理。

三、公文时效奖惩

(一)本部各类公文时效绩优人员,依下列规定叙奖:

本部于每年十二月底依下列规定办理公文时效绩优人员叙奖获奖人员核给嘉奖一次及价值新台币二千元奖品之奖励(推荐表如附表一):

1.单位绩优人员:

(1)由各单位审酌下列情事主动推荐:

a.当年度公文平均办理天数低于本部当年度公文平均办理天数者。

b.代理同仁婚、丧、产、休假或职务出缺期间所遗业务十四天以上,绩效良好者。

c.办理人民陈情案件、立委质询案件或监察院委托调查案,经民众或相关单位反应服务态度良好或公文处理绩效优良者。

d.提出文书处理流程之革新或改进建议,经采行确具绩效者。

(2)各单位得推荐人数(单位总人数以实际处理业务之编制内人员、约聘雇人员及借调人员加总计算):

a.单位总人数六至十人者,可推荐一人;超过十人者,每满十人加推一人。

b.单位总人数五人以下者,由秘书室合并议奖。

c.单位年度公文总件数一千件以上,且超过本部各单位年度平均公文件数,其平均办理天数又低于当年度本部各单位平均办理天数者,每单位得加推一人至二人。

(3)前一年度经核给奖励人员,除承办公文发文件数增加二十件以上,且其平均办理天数低于当年度本部各单位公文平均办理天数者外,次年度不予推荐;连续推荐奖励次数,以一次为限。

(4)办理过程繁复、耗时或案情特殊之重要公文,如因正当理由无法于限期内办结,且按规定申请展期者,得由单位推荐办理议奖。

2.收发绩优人员

(1)由秘书室比照第三点规定推荐奖励。

(2)以各收发人员之业务执行情形、公文收发键入计算机之正确详实与否、机密文书档案登记簿详实与否、创稿公文登录详实与否及平时服务态度等事项为审查依据。

(3)承办人员对于公文办毕未销号归档,或已结案件未于五日内整卷归档,致影响管理作业者,该单位收发人员,当年度不得列收发绩优人员。

3.(一)文书管理绩优人员

(1)由总务司从总收发、缮打、校对、监印、发文、油印、管卷等人员中,比照第三点及其单位内部规定推荐奖励。

(2)以每月是否逾规定时限及错误低于一定比例为审查依据,推荐人数以二人为限。

4.项目列管绩优人员

(1)各单位配合秘书室管考作业,于期限内完成本部重要业务列管系统、行政院施政计划管理信息系统、行政院研究发展考核委员会追 管制操作系统、行政院研考会公务出国报告信息网、行政院研考会政府出版品信息数据之填报作业或依限结案者。

(2)以是否如期如质结案、同一事由未获奖励、且未有其它公文不良情事为审查依据,得由秘书室比照第三点嘉奖乙次并同秘书室管考人员项目签请叙奖。

5.电算中心系统管理绩优人员(1)电算中心负责维护及更新本部各种公文时效管理系统绩优人员

(包括公文管理系统、公文制作系统、重要业务管理系统、部长民意信箱管理系统、公文稽催管制系统)及配合公文时效管理系统之硬件维护相关同仁。

(2)比照第三点及其单位内部规定办理奖励,并以其全年度之绩效表现及服务态度为审查依据,由秘书室统筹办理推荐。

(二)有下列情事之一者,不得列为公文时效绩优被推荐人:

1.被推荐人于服务单位未满半年(低于一百八十三天)者,不应予推荐。

2.被推荐人承(会)办公文平均天数,未具正当理由高于本部各单位当年度承(会)办公文平均办理天数。

3.每月份承(会)办公文逾限统计表(即:每月份承办公文逾限超过十件者、会办公文逾期超过十五件者)列名三次有案可稽者,不应推荐。如列名三次以下,承(会)办逾期公文件数曾超过二十件以上,且公文平均办理天数,未具正当理由高于当年度平均办理天数者,亦不应予推荐。

(三)又具下列情事之一者,除不应列入公文时效绩优之被推荐人外,由单位正(副)主管纠正改进,如经查仍未配合改进,则签报议处:

1.无故积压公文情形严重者。

2.损毁、弃置、遗失公文或档案。

3.对分文推诿拒收,或有异议而未依规定移文或提陈,经举报者,除本人不得获举荐为该单位当年度公文时效绩优人员外,该单位当年度其它公文时效绩优人员之举荐,秘书室亦得不受理。

4.对于分文有异议,虽依规定改分,然仍致延宕公文处理时效者;其延误二日以上未叙明理由径移送他单位主政,除本人不得获举荐为该单位当年度公文时效绩优人员外,该单位当年度提报名额扣减一名。

5.限期案件,如监察案件等,未依行政院及本部规定流程处理者。

6.应办案件而签存查或先存查再以创号发文经纠正再犯者。

7.来函已指名受文者为司处或承办人员,未依规定挂号办理,经查属实者。

(四)公文逾限议处标准:

1.公文处理时效逾限情形严重,经调卷分析查核确属无正当理由者,依下列规定议处:

(1)逾限十二天以上未达十八天者,由单位主管予以纠正改进,并列入年终考绩参考。

(2)逾限十八天以上未达三十天者,申诫一次。

(3)逾限三十天以上未达四十二天者,申诫二次

(4)逾限四十二天以上者,记过一次。

2.会办公文逾限情形严重,经调卷分析,查核后确属无正当理由者,依下列规定议处:

(1)逾限六天以上未达十二天者,由单位主管予以告诫改进,并列入年终考绩参考。

(2)逾限十二天以上未达十八天者,申诫一次。

(3)逾限十八天以上未达二十七天者,申诫二次。

(4)逾限二十七天以上者,记过一次。

3.其它限期公文,如监察案件等,或特殊案件,如有延压情事,依相关规定及情节轻重比照前述第一款、第二款议处标准办理。

4.一人同时积压、延误数件且情节重大者,加重其惩处。

5.因案情复杂或须法令释义等原因先存后办之公文,其未续办致造成利害关系人(机关)权益受损,经查属实者,加重其惩处。

6.径收来文或交办案应登记而未送经文书人员登记,造成利害关系人(机关)权益受损,或档案未送总务司档案科归档,违反档案法等相关规定,经查属实者,加重其惩处。

7.人民或法人团体申请案件因缺漏要件无法办理时,未即一次详加注明通知补正者,依相关规定及情节轻重比照前述第一款、第二款议处标准办理。